Privacy policy

INFORMATIVA GENERALE

Privacy Policy – Informativa – artt. 13 e 14 Regolamento EU 679/2016

1. Titolare del trattamento
OIC S.r.l., con sede in Firenze, Viale della Giovine Italia 17, nella persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con domicilio presso la stessa sede aziendale, è titolare ex art. 4 del GDPR, del trattamento dei suoi dati personali e La informa, qui di seguito, sulle modalità, finalità e ambito di comunicazione e diffusione dei Suoi dati personali e sui Suoi diritti, in conformità del Regolamento UE 679/2016 e alle normative in materia di protezione dati personali applicabili.

Il titolare può essere contattato agli indirizzi sopra segnalati, oppure inviando una email all’indirizzo privacy@oic.it

2. Tipologia di dati, Finalità e Modalità di trattamento
Con riferimento all’esperienza di navigazione di questo sito web, portale e/o piattaforma (d’ora in avanti anche solo “sito”), OIC tratta i seguenti dati:

Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio e per la durata della connessione, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
Queste informazioni non sono raccolte allo scopo di associarle agli utenti, ma per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti dal Titolare o da terzi, permettere di identificare gli utenti. Questi dati vengono cancellati poche ore dopo l’elaborazione.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati potranno essere utilizzati dal Titolare al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito al fine di individuare le pagine preferite dagli utenti in modo da fornire contenuti sempre più adeguati e per controllarne il corretto funzionamento. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

Cookies
Il presente sito utilizza, per una migliore esperienza di navigazione, cookies e/o marcatori che tecnicamente sono pacchetti di informazioni inviate da un web server (in questo caso dal presente sito) al browser dell’utente e da quest’ultimo memorizzati sul proprio dispositivo e reinviati automaticamente al server ad ogni successivo accesso al sito. Per conoscere le tipologie e le finalità dei cookies utilizzati dal sito e manifestare le proprie preferenze in merito all’uso dei cookie si prega di consultare la Cookie policy pubblicata sull’home page di questo sito.

Dati personali forniti volontariamente dagli utenti / visitatori del sito
I dati personali che Lei fornirà attraverso questo sito necessari per accedere a determinati servizi, saranno trattati dal Titolare per le sole finalità di espletamento di detti servizi e saranno conservati per il tempo necessario alla loro esecuzione e per ulteriori 10.anni dalla conclusione degli stessi e dunque anche ai fini della gestione di eventuali contestazioni e reclami. Non sono richiesti per la navigazione e l’espletamento dei servizi dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR, salvo quanto vorrà indicare in merito ad eventuali preferenze o intolleranze di tipo alimentare nell’apposita scheda di registrazione presente nel sito che sarà oggetto di trattamento soltanto al fine di personalizzare il servizio richiesto.

Durante la navigazione e l’interazione con il sito potrebbe trovare link o collegamenti ipertestuali che indirizzino a stand, simposi, o contenuti di espositori terze parti. Cliccando su di essi potrebbe essere richiesto di inserire la sua e-mail o altri dati personali. Qualora acconsenta a fornire la sua e-mail o tali dati personali, questi saranno elaborati dai suddetti espositori in qualità di Autonomi Titolari con modalità e finalità da loro indicate, oltre che per fini di diffusione e promozione di materiale informativo relativo ad attività e servizi che potrebbero essere di interesse. Una volta cliccato su tali link e collegamenti ipertestuali che la indirizzeranno fuori dal sito, il Titolare non sarà responsabile dei suoi Dati di Navigazione e di qualsiasi altro conseguente consenso che possa fornire agli espositori / terze parti.

I dati non saranno diffusi, ma potranno essere comunicati, ove necessario per l’erogazione del servizio o lo svolgimento delle attività, a Società che svolgono compiti di natura tecnica od organizzativa strumentali alla fornitura dei servizi richiesti, così come meglio precisato nelle informative specifiche dei singoli servizi/eventi.

Successivamente alla registrazione necessaria per il Servizio richiesto, ove Lei intenda richiedere/usufruire di altri Servizi erogati o altre attività, potrà utilizzare le credenziali (nome utente/ mail/ password) già utilizzate per la prima registrazione.

Ove necessario Le potranno essere richiesti dati aggiuntivi, necessari per l’erogazione degli ulteriori servizi richiesti.

Il conferimento dei dati è necessario per la realizzazione dei servizi di cui a questo sito.
Se per la realizzazione del servizio sarà necessario raccogliere, secondo le previsioni di legge e del GDPR, un apposito consenso questo Le verrà richiesto prevista apposita ed idonea informativa.

I suoi dati sono trattati con il supporto di mezzi informatici e telematici e sono protetti attraverso adeguate misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e dignità degli interessati del trattamento.
In particolare, il Titolare del trattamento sopra indicati ha adottato e adotta misure organizzative (distribuzione di ruoli e responsabilità nell’esecuzione dell’attività e dei controlli), procedurali e tecniche (firewall, antivirus ed altre avanzate tecnologie) appropriate per proteggere i Suoi dati contro la perdita, il furto, nonché l’uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata.

OIC tratta i Suoi dati di navigazione (anonimi) sopra menzionati al fine di monitorare il funzionamento tecnico e le prestazioni del sito, per capire come migliorare i servizi e farli evolvere. Tali dati sono necessari a garantire una buona esperienza di navigazione.

Tali dati vengono utilizzati al solo scopo di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento, come meglio spiegato nella Cookie Policy pubblicata sull’home page di questo sito.

Qualora il Titolare dovesse comunicare i Suoi dati personali a terzi (per esempio in merito ai servizi a cui Lei si è registrato), questo agirà in qualità di Titolare autonomo o sarà nominato Responsabile del trattamento.
Inoltre, i Suoi dati potrebbero essere comunicati a soggetti, enti o autorità a cui la comunicazione dei dati sia obbligatoria per legge.

3. Diritti
In ogni momento potrà accedere alle informazioni che La riguardano e chiederne l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione, nonché la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco.
Potrà altresì opporsi in tutto o in parte al trattamento, opponendosi non sarà possibile eseguire il servizio.

Per esercitare questi e gli altri diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR, potrà scrivere al Titolare agli indirizzi sopra segnalati, oppure inviare una email all’indirizzo privacy@oic.it.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati nonché proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento UE 679/2016.

4. Modifiche e aggiornamenti
La presente informativa può subire modifiche nel tempo – anche connesse all’eventuale entrata in vigore di nuove normative di settore, all’aggiornamento o erogazione di nuovi servizi ovvero ad intervenute innovazioni tecnologiche – per cui La invitiamo a consultare periodicamente questa pagina.

INFORMATIVA CLIENTI
(Partecipanti e Candidati Supporto Educazionale) – Riferimento 1

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’Art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016

La informiamo, ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (di seguito il “Regolamento”), che il trattamento dei dati da Lei forniti, o acquisiti nell’ambito della nostra attività, sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Il Titolare può essere contattato agli indirizzi sopra segnalati oppure inviando una email all’indirizzo privacy@oic.it.

2. Tipologia di dati, finalità, modalità di trattamento e base giuridica
I dati trattati potranno riguardare:
Dati anagrafici (nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale);
Dati di contatto (numero di telefono, e-mail, indirizzo di residenza/domicilio, ecc.);
Dati lavorativi (luogo e datore di lavoro, specializzazione, reparto di appartenenza);
Dati di pagamento (IBAN, istituto di credito collegato, ecc.);
Preferenze o esigenze alimentari (qualora richieste);
Immagini personali (qualora vi siano riprese foto o video), che La potrebbero ritrarre durante l’Evento, oltre che alle iniziative allo stesso correlate.

I Suoi dati saranno oggetto di trattamento da parte del Titolare solo per le seguenti finalità:
a) candidatura ad Educational Support ad Eventi congressuali, adesione alla procedura per i crediti formativi ECM, o realizzazione di tutti gli impegni contrattuali per l’iscrizione o altro finalizzati alla Sua partecipazione tramite le attività di tipo elaborativo, operativo e gestionale necessarie per attivare il rapporto economico e dare esecuzione al contratto;
b) soddisfare gli obblighi prescritti da norme di leggi, regolamenti, normativa nazionale e comunitaria, da norme civilistiche e fiscali relative alle attività del Titolare ed agli accordi in essere;
c) gestione ospitalità e viaggio se prevista;
d) inviare tramite posta elettronica aggiornamenti su analoghi futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dal Titolare, nell’ambito della stessa area di interesse;
e) diffusione e/o pubblicazione delle immagini su sito web, profilo social o canali promozionali del Titolare;
f) qualora venga prestato specifico consenso, i dati potranno essere altresì raccolti direttamente dal Titolare per l’eventuale trasferimento ad espositori e terzi (che agiranno in qualità di Autonomi titolari), con modalità e finalità di trattamento dagli stessi indicati, oltre che per fini di diffusione e promozione di materiale informativo inerente attività e servizi che possano essere di interesse.
Qualora invece i dati personali vengano raccolti direttamente da espositori e terzi, questi ultimi agiranno sempre in qualità di Autonomi titolari, con modalità e finalità di trattamento dagli stessi indicati; resta inteso che in tal caso OIC S.r.l. non potrà trattare tali dati personali se non a seguito di servizi appositamente commissionati da espositori e terzi, ovvero con le istruzioni e le indicazioni impartite dagli Autonomi titolari.

Si precisa che:
La base giuridica del trattamento di cui alle lettere a), b), c) e d) è rappresentata dalla volontaria e specifica attività di candidatura al Supporto Educazionale, ai crediti formativi ECM o dal rapporto contrattuale eventualmente instaurato fra le parti, compresi gli obblighi di legge ad esso connessi.
Il trattamento dei dati da Lei forniti è necessario per dare luogo alla candidatura o all’esecuzione del rapporto contrattuale citato del quale Lei è parte.
Qualora il servizio lo richieda, i suoi dati personali saranno traferiti ad agenzie di viaggio, vettori o strutture ricettive e/o alberghiere di un Paese terzo (extra UE) al solo fini di provvedere all’organizzazione e prenotazione del Suo viaggio e soggiorno relativi alla Sua partecipazione all’evento al quale si è iscritto.
L’eventuale mancato consenso al trattamento comporta l’impossibilità di procedere alla instaurazione e/o alla prosecuzione ed esecuzione al corretto svolgimento degli impegni contrattuali o dei relativi obblighi di legge. I dati saranno conservati presso la sede legale del Titolare per il tempo di 10 anni prescritto sia dalle norme del Codice Civile che dalle norme di carattere fiscale.
La base giuridica del trattamento dei dati di cui alla lettera e) delle finalità di cui sopra, è rappresentata dal consenso da Lei prestato e dal Suo legittimo interesse in quanto partecipante e/o docente presso un evento avente ad oggetto contenuti scientifici, oltre che dagli artt. 96 e 97 Legge 633/1941 e ss. mm. e ii (Legge sul diritto d’autore). Il Titolare avrà cura di trattare immagini nelle quali Lei sia ritratta sullo sfondo o come parte del contesto e, in ogni caso, per scopi non direttamente motivati dall’immagine stessa.
I dati trattati per tali finalità saranno conservati, dal giorno di prestazione del consenso oppure, ove non presente, dal momento della loro raccolta, presso la sede legale del Titolare per un periodo non superiore a quanto strettamente necessario per l’espletamento delle finalità stesse e, in ogni caso, per un tempo non superiore ai 24 mesi.
La base giuridica del trattamento di cui alla lettera f) è il Suo espresso consenso al trattamento nei confronti del Titolare. L’eventuale mancata prestazione del consenso al trattamento comporta l’inutilizzabilità dei Suoi dati per tali finalità di cui alla lettera f), ma non impedisce l’erogazione del servizio e dunque si tratta di un conferimento facoltativo.
I dati trattati per tale finalità saranno conservati, dal giorno di prestazione del consenso, presso la sede legale del Titolare, per un periodo pari di 24 mesi, così prescritto dal provvedimento in materia emanato il 24/02/2005 dall’Autorità Garante della Privacy.

I dati non saranno oggetto di diffusione e potranno, oltre ad essere trattati da persone autorizzate e/o incaricate dal Titolare, essere comunicati, solo per le stesse finalità sopra indicate a:
soggetti che li tratteranno nella posizione di Responsabili esterni del trattamento a loro assegnato, nominati da OIC S.r.l., i quali abbiano la necessità di accedere ai dati per svolgere precisi incarichi di collaborazione per conto delle stesse, necessari o funzionali allo svolgimento delle attività (società di servizi informatici, outsourcer amministrativi, studi di consulenza fiscale, legale e finanziaria, professionisti);
soggetti che tratteranno i dati in qualità di autonomi titolari per le finalità descritte nella presente informativa, e limitatamente a quanto necessario per realizzare gli impegni contrattuali e relativi obblighi di legge;
soggetti che hanno necessità di accedere ai dati per indispensabili servizi ausiliari o complementari al rapporto (alberghi, compagnie aeree, ecc.);
soggetti, pubblici e privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme.

L’elenco aggiornato dei responsabili e delle persone autorizzate al trattamento è consultabile presso la sede del Titolare del trattamento.

3. Diritti
In ogni momento Lei potrà accedere alle informazioni che la riguardano e chiederne l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione, nonché la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco.
Potrà altresì opporsi in tutto o in parte al trattamento, opponendosi non sarà possibile eseguire il servizio.

Per esercitare questi e gli altri diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR, potrà scrivere al Titolare agli indirizzi sopra segnalati oppure inviare una email all’indirizzo all’indirizzo privacy@oic.it

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati nonché proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento UE 679/2016.

INFORMATIVA ATTIVITA’ SCIENTIFICA
(Faculty e sottomissione abstract) – Riferimento 2

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’Artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016

La informiamo, ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (di seguito il “Regolamento”), che il trattamento dei dati da Lei forniti, o acquisiti nell’ambito della nostra attività, sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Il titolare può essere contattato all’indirizzo sopra segnalato, oppure inviando una email all’indirizzo privacy@oic.it

2. Tipologia di dati, finalità, modalità di trattamento e base giuridica
I dati trattati potranno riguardare:
Dati di contatto (numero di telefono, e-mail, indirizzo di residenza/domicilio, ecc.);
Dati lavorativi (luogo e datore di lavoro, specializzazione, reparto di appartenenza);
Dati di pagamento (IBAN, istituto di credito collegato, ecc.);
Preferenze o esigenze alimentari (qualora richieste);
Immagini personali (qualora vi siano riprese foto o video), che La potrebbero ritrarre durante l’Evento, oltre che alle iniziative allo stesso correlate.

I Suoi dati saranno oggetto di trattamento da parte di OIC S.r.l e saranno trattati esclusivamente per le finalità relative all’attività di Faculty e Selezione Abstract e per eseguire tutti gli impegni ed i relativi obblighi di legge connessi e conseguenti (a titolo indicativo):
a) valutazione, pubblicazione e diffusione relazioni o abstract scientifici;
b) gestione ospitalità e viaggio, se prevista;
c) esecuzione di specifici obblighi di legge, regolamenti, normativa nazionale e comunitaria relative alle suddette attività in genere ed agli accordi in essere, o anche da organismi privati coinvolti nell’organizzazione dell’Evento di cui all’incarico quali ad esempio: Adempimenti Agenzia Italiana del Farmaco, Educazione Continua in Medicina, Accreditamenti Europei con EACCME;
d) inviare tramite posta elettronica aggiornamenti su analoghi futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dal Titolare, nell’ambito della stessa area di interesse;
e) diffusione e/o pubblicazione delle immagini su sito web, profilo social o canali promozionali del Titolare;
f) qualora venga prestato specifico consenso, i dati potranno essere altresì raccolti direttamente dal Titolare per l’eventuale trasferimento ad espositori e terzi (che agiranno in qualità di Autonomi titolari), con modalità e finalità di trattamento dagli stessi indicati, oltre che per fini di diffusione e promozione di materiale informativo inerente attività e servizi che possano essere di interesse.
Qualora invece i dati personali vengano raccolti direttamente da espositori e terzi, questi ultimi agiranno sempre in qualità di Autonomi titolari, con modalità e finalità di trattamento dagli stessi indicati; resta inteso che in tal caso OIC S.r.l. non potrà trattare tali dati personali se non a seguito di servizi appositamente commissionati da espositori e terzi, ovvero con le istruzioni e le indicazioni impartite dagli Autonomi titolari.

Si precisa che:
La base giuridica del trattamento dei dati di cui alle lettere a), b), c) e d) delle finalità di cui sopra è rappresentata dall’incarico attribuitoLe o dalla Sua libera sottomissione di abstract o relazione.
Il conferimento dei dati da Lei forniti è necessario all’esecuzione del rapporto citato del quale Lei è parte.
Qualora il servizio lo richieda, i suoi dati personali saranno traferiti ad agenzie di viaggio, vettori o strutture ricettive e/o alberghiere di un Paese terzo (extra UE) al solo fini di provvedere all’organizzazione e prenotazione del Suo viaggio e soggiorno relativi alla Sua partecipazione all’evento.
L’eventuale mancato conferimento comporta l’impossibilità di procedere alla instaurazione e/o alla prosecuzione ed esecuzione al corretto svolgimento degli impegni o dei relativi obblighi di legge.
I dati saranno conservati presso la sede legale di OIC S.r.l. per il tempo di 10 anni prescritto sia dalle norme del Codice Civile che dalle norme fiscali.
La base giuridica del trattamento dei dati di cui alla lettera e) delle finalità di cui sopra, è rappresentata dal consenso da Lei prestato, dal Suo legittimo interesse in quanto partecipante e/o docente presso un evento avente ad oggetto contenuti scientifici, dal Suo legittimo interesse come sopra indicato, oltre che dagli artt. 96 e 97 Legge 633/1941 e ss. mm. e ii (Legge sul diritto d’autore). Il Titolare avrà cura di trattare immagini nelle quali Lei sia ritratta sullo sfondo o come parte del contesto e, in ogni caso, per scopi non direttamente motivati dall’immagine stessa.
I dati trattati per tali finalità saranno conservati, dal giorno di prestazione del consenso oppure, ove non presente, dal momento della loro raccolta, presso la sede legale del Titolare per un periodo non superiore a quanto strettamente necessario per l’espletamento delle finalità stesse e, in ogni caso, per un tempo non superiore ai 24 mesi.
La base giuridica del trattamento di cui alla lettera f) è il Suo espresso consenso al trattamento nei confronti del Titolare. L’eventuale mancata prestazione del consenso al trattamento comporta l’inutilizzabilità dei Suoi dati per tali finalità di cui alla lettera f), ma non impedisce l’erogazione del servizio e dunque si tratta di un conferimento facoltativo.
I dati trattati per tale finalità saranno conservati, dal giorno di prestazione del consenso, presso la sede legale del Titolare, per un periodo pari di 24 mesi, così prescritto dal provvedimento in materia emanato il 24/02/2005 dall’Autorità Garante della Privacy.

Tutti i dati raccolti dal Titolare saranno trattati secondo i principi di correttezza e trasparenza, con modalità manuali, elettroniche e/o informatiche; saranno inseriti in appositi archivi cartacei e/o informatici, o in ogni altro tipo di supporto adeguato, e tenuti sotto costante controllo con procedure operative e misure di sicurezza adeguate, ai sensi di quanto stabilito dall’art. 32 del Regolamento, a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, al fine di prevenire la perdita dei dati stessi, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
I dati non saranno oggetto di diffusione e potranno, oltre a essere trattati da persone autorizzate e/o incaricate dal Titolare, essere comunicati, solo per le stesse finalitàà sopra indicate, a:
soggetti che li tratteranno nella posizione di Responsabili esterni del trattamento a loro assegnato, nominati da OIC S.r.l., i quali abbiano la necessitàà di accedere ai dati per svolgere precisi incarichi di collaborazione per conto della Società necessari o funzionali allo svolgimento delle attività (società di servizi informatici, outsourcer amministrativi, studi di consulenza fiscale, legale e finanziaria, professionisti);
soggetti che tratteranno i dati in qualità di autonomi titolari per le finalità descritte nella presente informativa, e limitatamente a quanto necessario per realizzare gli impegni contrattuali e relativi obblighi di legge;
soggetti che hanno necessità di accedere ai dati per indispensabili servizi ausiliari o complementari al rapporto (alberghi, compagnie aeree, ecc.);
soggetti, pubblici e privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme.

L’elenco aggiornato dei responsabili e delle persone autorizzate al trattamento è consultabile presso la sede dal Titolare del trattamento.

Per esercitare questi e gli altri diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR, potrà scrivere al Titolare agli indirizzi sopra segnalati, oppure inviare una email all’indirizzo privacy@oic.it

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati nonché proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento UE 679/2016.

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